കമ്പനീസ് ആക്ട് 2013-ലെ സെക്ഷൻ 173 മുതൽ 177 വരെയുള്ള നിയമങ്ങൾ പ്രകാരം ബോർഡ് മീറ്റിംഗുകളെ (Board Meetings) സംബന്ധിച്ച വിശദമായ വിവരങ്ങൾ താഴെ നൽകുന്നു:
ബോർഡ് മീറ്റിംഗുകൾ: നിയമങ്ങളും നടപടിക്രമങ്ങളും
ഒരു കമ്പനിയുടെ സുഗമമായ നടത്തിപ്പിനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുമായി ഡയറക്ടർ ബോർഡ് ഒത്തുചേരുന്നതിനെയാണ് ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നത്. കമ്പനി നിയമപ്രകാരം ഇതിന് കൃത്യമായ ചട്ടങ്ങളുണ്ട്.
1. പ്രധാന നിയമവ്യവസ്ഥകൾ (Statutory Provisions)
സെക്ഷൻ 173: മീറ്റിംഗുകളുടെ എണ്ണം, പങ്കാളിത്തം എന്നിവയെക്കുറിച്ച് പ്രതിപാദിക്കുന്നു
. സെക്ഷൻ 174: ഒരു മീറ്റിംഗ് സാധുവാകാൻ ആവശ്യമായ കുറഞ്ഞ ഹാജർ (Quorum) നിശ്ചയിക്കുന്നു
. സെക്ഷൻ 175: ഡയറക്ടർമാരുടെ താൽപ്പര്യങ്ങൾ വെളിപ്പെടുത്തുന്നതിനെക്കുറിച്ച് (Disclosure of Interest) പറയുന്നു
. സെക്ഷൻ 176: ബോർഡ് കമ്മിറ്റികൾ രൂപീകരിക്കാൻ അധികാരം നൽകുന്നു
. സെക്ഷൻ 177: ഓഡിറ്റ് കമ്മിറ്റി രൂപീകരണം നിർബന്ധമാക്കുന്നു
.
2. മീറ്റിംഗുകളുടെ എണ്ണവും ഇടവേളയും
പ്രതിവർഷം: ഒരു വർഷം കുറഞ്ഞത് 4 ബോർഡ് മീറ്റിംഗുകൾ നിർബന്ധമായും നടന്നിരിക്കണം
. ഇടവേള: രണ്ട് മീറ്റിംഗുകൾ തമ്മിലുള്ള ഇടവേള 120 ദിവസത്തിൽ കൂടാൻ പാടില്ല
. ആദ്യ മീറ്റിംഗ്: കമ്പനി രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത് (Incorporation) 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ആദ്യത്തെ ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് നടത്തണം
.
3. മീറ്റിംഗ് നോട്ടീസും അജണ്ടയും
മീറ്റിംഗിന് കുറഞ്ഞത് 7 ദിവസം മുമ്പ് നോട്ടീസ് നൽകണം
. ഇത് ഇമെയിൽ വഴി നൽകാവുന്നതാണ് . അടിയന്തര സാഹചര്യങ്ങളിൽ കുറഞ്ഞ സമയത്തിനുള്ളിൽ (Shorter Notice) മീറ്റിംഗ് വിളിക്കാം
. ചെയർപേഴ്സണുമായി ആലോചിച്ച് കമ്പനി സെക്രട്ടറി അജണ്ട തയ്യാറാക്കണം
.
4. ക്വോറം (Quorum)
മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കേണ്ട ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ ഡയറക്ടർമാരുടെ എണ്ണം:
ആകെ ഡയറക്ടർമാരുടെ മൂന്നിലൊന്ന് (1/3) അല്ലെങ്കിൽ 2 ഡയറക്ടർമാർ, ഇതിൽ ഏതാണോ കൂടുതൽ അതാണ് ക്വോറം
. തീരുമാനങ്ങളിൽ വ്യക്തിപരമായ താൽപ്പര്യമുള്ള (Interested) ഡയറക്ടർമാരെ ക്വോറത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തില്ല
. ക്വോറം ഇല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗ് അടുത്ത ആഴ്ചയിലേക്ക് മാറ്റിവെക്കും
.
5. വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് (VC) വഴിയുള്ള പങ്കാളിത്തം
ഡയറക്ടർമാർക്ക് നേരിട്ടോ വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് വഴിയോ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കാം
VC വഴി പാടില്ലാത്ത കാര്യങ്ങൾ: വാർഷിക സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകളുടെ അംഗീകാരം, ബോർഡ് റിപ്പോർട്ട്, പ്രോസ്പെക്ടസ് അംഗീകാരം എന്നിവ വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗിലൂടെ ചെയ്യാൻ പാടില്ല (ഫിസിക്കൽ സാന്നിധ്യം ആവശ്യമാണ്)
.
6. മിനിറ്റ്സ് (Minutes of Meeting)
മീറ്റിംഗിലെ ചർച്ചകളും തീരുമാനങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഔദ്യോഗിക രേഖയാണിത്.
മീറ്റിംഗ് കഴിഞ്ഞ് 15 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാക്കുകയും 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ഒപ്പിടുകയും വേണം
. ചെയർപേഴ്സൺ ഓരോ പേജിലും ഇനീഷ്യൽ ചെയ്യുകയും അവസാന പേജിൽ പൂർണ്ണമായി ഒപ്പിടുകയും വേണം
. മിനിറ്റ്സ് പുസ്തകം സ്ഥിരമായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്
.
7. ബോർഡ് കമ്മിറ്റികൾ
ബോർഡിന്റെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കാനും കാര്യക്ഷമത കൂട്ടാനും വിവിധ കമ്മിറ്റികൾ രൂപീകരിക്കാം
നിർബന്ധിത കമ്മിറ്റികൾ: ഓഡിറ്റ് കമ്മിറ്റി, നോമിനേഷൻ & റെമ്യൂണറേഷൻ കമ്മിറ്റി, CSR കമ്മിറ്റി തുടങ്ങിയവ
. ഐച്ഛിക കമ്മിറ്റികൾ: ഇൻവെസ്റ്റ്മെന്റ് കമ്മിറ്റി, സ്ട്രാറ്റജി കമ്മിറ്റി തുടങ്ങിയവ
.
8. സ്വതന്ത്ര ഡയറക്ടർമാരുടെ (Independent Directors) പങ്ക്
സ്വതന്ത്ര ഡയറക്ടർമാർ കുറഞ്ഞത് 50% മീറ്റിംഗുകളിലെങ്കിലും പങ്കെടുക്കുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു
