ഇന്ത്യയിലെ പുതിയ ഡിജിറ്റൽ വ്യക്തിഗത വിവര സംരക്ഷണ നിയമം (DPDPA, 2023) അനുസരിച്ച് ഒരു പ്രൈവസി പോളിസി (Privacy Policy) എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കാം എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിശദമായ ലേഖനം താഴെ നൽകുന്നു:
DPDPA പ്രൈവസി പോളിസി: അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട 5 പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ
ഇന്ത്യയിൽ ഡിജിറ്റൽ വിവരങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതിയിൽ വലിയ മാറ്റങ്ങളാണ് ഡിജിറ്റൽ പേഴ്സണൽ ഡാറ്റ പ്രൊട്ടക്ഷൻ ആക്ട് (DPDPA) കൊണ്ടുവന്നിരിക്കുന്നത്
1. വിവരശേഖരണത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വ്യക്തമായ നോട്ടീസ് (Notice)
വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിന് മുൻപ് തന്നെ ഉപഭോക്താവിനെ അത് അറിയിച്ചിരിക്കണം
കൃത്യത: "ഞങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നു" എന്ന് പൊതുവായി പറയുന്നതിന് പകരം പേര്, ഇമെയിൽ, പാൻ കാർഡ് വിവരങ്ങൾ എന്നിങ്ങനെ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തണം
. ലക്ഷ്യം: ഓരോ വിവരവും എന്തിനുവേണ്ടിയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് എന്ന് വ്യക്തമാക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, അക്കൗണ്ട് വെരിഫിക്കേഷനായി വാങ്ങുന്ന ഇമെയിൽ ഐഡി മാർക്കറ്റിംഗ് ആവശ്യങ്ങൾക്കായി ഉപയോഗിക്കാൻ പാടില്ല
.
2. വ്യക്തമായ സമ്മതം (Explicit Consent)
ഉപഭോക്താവിന്റെ സമ്മതം സ്വതന്ത്രവും അറിവോടു കൂടിയതും ആയിരിക്കണം
നിബന്ധനകൾ: സേവനത്തിന് അത്യാവശ്യമല്ലാത്ത ഡാറ്റ നൽകാൻ ഉപഭോക്താവിനെ നിർബന്ധിക്കരുത്
. ഭാഷ: നിയമപരമായ സങ്കീർണ്ണമായ വാക്കുകൾക്ക് പകരം ലളിതമായ ഭാഷ ഉപയോഗിക്കണം
. പിൻവലിക്കാനുള്ള അധികാരം: സമ്മതം നൽകുന്നതുപോലെ തന്നെ എളുപ്പത്തിൽ അത് പിൻവലിക്കാനുള്ള (Withdrawal) സൗകര്യവും പോളിസിയിൽ വിശദീകരിക്കണം
.
3. വ്യക്തികളുടെ അവകാശങ്ങളും പരാതി പരിഹാരവും (Data Principal Rights)
ഇന്ത്യൻ പൗരന്മാർക്ക് അവരുടെ ഡാറ്റയിന്മേൽ താഴെ പറയുന്ന ആറ് അവകാശങ്ങൾ ഈ നിയമം നൽകുന്നു
വിവരങ്ങൾ അറിയാനുള്ള അവകാശം: കമ്പനി കൈവശം വെച്ചിരിക്കുന്ന ഡാറ്റ എന്താണെന്ന് ചോദിച്ചറിയാം
. തിരുത്താനുള്ള അവകാശം: തെറ്റായ വിവരങ്ങൾ തിരുത്താൻ ആവശ്യപ്പെടാം
. ഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യാനുള്ള അവകാശം (Right to Erasure): ആവശ്യമില്ലാത്ത ഡാറ്റ ഒഴിവാക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടാം
. ഡാറ്റ പോർട്ടബിലിറ്റി: വിവരങ്ങൾ മറ്റൊരു സേവനദാതാവിലേക്ക് മാറ്റാൻ ആവശ്യപ്പെടാം
. പരാതി പരിഹാരം: പരാതികൾ അറിയിക്കാൻ ഒരു ഡാറ്റ പ്രൊട്ടക്ഷൻ ഓഫീസറെയോ (DPO) നിശ്ചിത വ്യക്തിയെയോ ചുമതലപ്പെടുത്തണം
. നോമിനേഷൻ: മരണമോ മറ്റ് അവശതകളോ സംഭവിച്ചാൽ അവകാശങ്ങൾ വിനിയോഗിക്കാൻ ഒരാളെ നോമിനേറ്റ് ചെയ്യാം
.
4. ഡാറ്റ സുരക്ഷയും ലംഘന വിവരങ്ങളും (Data Security & Breach Notification)
കമ്പനി സ്വീകരിച്ചിട്ടുള്ള സുരക്ഷാ മാർഗ്ഗങ്ങൾ (ഉദാഹരണത്തിന്: Encryption) പോളിസിയിൽ സൂചിപ്പിക്കണം
. ഡാറ്റ ചോർച്ച സംഭവിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത് ഉപഭോക്താക്കളെയും ഗവൺമെന്റ് ബോർഡിനെയും കൃത്യസമയത്ത് അറിയിക്കുമെന്ന് വ്യക്തമാക്കണം
.
5. വിദേശത്തേക്കുള്ള ഡാറ്റാ കൈമാറ്റം (Cross-Border Transfer)
ഇന്ത്യയ്ക്ക് പുറത്തുള്ള സെർവറുകളിലോ (ഉദാഹരണത്തിന് AWS, Google Analytics) ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ അത് വെളിപ്പെടുത്തണം
. ഗവൺമെന്റ് അനുവദിച്ചിട്ടുള്ള രാജ്യങ്ങളിലേക്ക് മാത്രമേ ഇത്തരം കൈമാറ്റങ്ങൾ പാടുള്ളൂ
.
ബിസിനസ്സുകൾക്കുള്ള മുന്നറിയിപ്പ്
DPDPA നിയമലംഘനങ്ങൾക്ക് 250 കോടി രൂപ വരെ പിഴ ലഭിക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്
മാതൃകാ കോൾഡ് ഇമെയിൽ (Sample Cold Email)
നിങ്ങൾ ഒരു അഭിഭാഷകനോ കൺസൾട്ടന്റോ ആണെങ്കിൽ ഒരു ക്ലയന്റിനെ സമീപിക്കാൻ താഴെ പറയുന്ന രീതിയിൽ ഇമെയിൽ അയക്കാം:
വിഷയം: നിങ്ങളുടെ വെബ്സൈറ്റിലെ നിയമപരമായ പിഴവുകൾ സംബന്ധിച്ച്.
ഉള്ളടക്കം: വെബ്സൈറ്റിലെ പ്രൈവസി പോളിസിയിൽ DPDPA അനുസരിച്ചുള്ള 'സമ്മതം പിൻവലിക്കാനുള്ള സൗകര്യം', 'പരാതി പരിഹാര ഓഫീസർ' എന്നിവയുടെ അഭാവം ചൂണ്ടിക്കാണിക്കുക
. ഇവ പരിഹരിക്കുന്നത് വഴി വലിയ പിഴകളിൽ നിന്ന് രക്ഷപ്പെടാമെന്നും വിശ്വാസ്യത വർദ്ധിപ്പിക്കാമെന്നും അറിയിക്കുക .
